Хранение документов и предоставление обществом информации
В соответствии с п. 1 ст. 50 Закона общество обязано хранить следующие документы:
— договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения;
— протокол ( протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
— документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
— документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
— внутренние документы общества;
— положения о филиалах и представительствах общества;
— документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;
— протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров ( наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;
— списки аффилированных лиц общества;
— заключения ревизионной комиссии ( ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
— иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров ( наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.
Абзац 2 п. 1 ст. 50 с 1 июля 2009 г. Конечно, применяется в редакции Закона N 312-ФЗ. Кроме того, в соответствии с Законом N 205-ФЗ в наименование статьи включены слова и предоставление обществом информации , а сама статья дополнена новыми п. Конечно, п. 3 и 4.
Изменения, внесенные в абз. 2 п. 1, имеют уточняющее значение: в настоящее время общество обязано хранить не учредительные документы и внесенные в них изменения и дополнения, как было прежде, а договор о создании общества ( который не является учредительным документом), устав общества и внесенные в него в установленном порядке изменения ( ст. Нам кажется, ст. 11 и 12 Закона).
Гражданский кодекс РФ не устанавливает обязанности обществ с ограниченной ответственностью, связанные с хранением документов. В то же время в законодательстве Российской Федерации об отдельных видах юридических лиц, в частности в акционерном законодательстве, подобные нормы имеются. Например, правила о хранении документов акционерного общества содержатся в ст. 89 Закона об акционерных обществах. Конечно, перечень основных документов, которые обязано хранить акционерное общество, в основном совпадает с перечнем, установленным в ст. 50 Закона. Акционерное общество обязано также хранить документы, связанные с выпуском акций. Кроме того, в ст. 89 Закона об акционерных обществах в качестве объекта хранения отдельно выделены документы бухгалтерского учета.
В целях достоверного и полного отражения деятельности общества с ограниченной ответственностью, ее сопоставления с деятельностью других хозяйствующих субъектов, оценки, а также для обеспечения государственного регулирования и контроля в финансово-экономической сфере Закон в императивных нормах возлагает на общество обязанность хранить указанные в п. 1 ст. 50 документы.
Документы и документооборот обеспечивают само существование соответствующей корпорации как юридического лица и всю юридически значимую деятельность общества с ограниченной ответственностью. Конечно, поэтому порядок хранения документов общества обязательно должен быть недвусмысленно определен в его уставе ( п. 2 ст. 12 Закона).
Общество с ограниченной ответственностью является обладателем информации в контексте Федерального закона от 27 июля 2006 г. Об информации, информационных технологиях и о защите информации , т.е. лицом, самостоятельно создавшим информацию либо получившим на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам. В ст. 50 Закона речь идет о документированной информации, обладателем которой является общество. Конечно, при этом документированной является зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель ( ст. 2 Закона об информации).
Как обладатель документированной информации, общество с ограниченной ответственностью, согласно общему правилу ст. 6 Закона об информации, вправе: разрешать или ограничивать доступ к информации, определять порядок и условия такого доступа; использовать информацию, в том числе распространять ее, по своему усмотрению; передавать информацию другим лицам по договору или на ином установленном законом основании; защищать установленными законом способами свои права в случае незаконного получения информации или ее незаконного использования иными лицами; осуществлять иные действия с информацией или разрешать осуществление таких действий.
Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан: соблюдать права и законные интересы иных лиц; принимать меры по защите информации; ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.
Документированная информация, о которой идет речь в ст. 50 Закона, в обществе с ограниченной ответственностью представлена в виде архивных документов, т.е. материальных носителей с зафиксированной на них информацией, которые имеют реквизиты, позволяющие их идентифицировать, (подробнее в материалах сайта) и подлежат хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 22 октября 2004 г. Об архивном деле в Российской Федерации архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, находятся в частной собственности. Конечно, право собственности на архивные документы охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается ( ст. 12 Закона об архивном деле).
Общество с ограниченной ответственностью обязано обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона об архивном деле.
В соответствии со ст. 23 этого Закона негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Федерации или муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно федерального бюджета в порядке, установленном Правительством РФ, бюджета субъекта Федерации — в порядке, установленном органом исполнительной власти субъекта Федерации, и бюджета муниципального образования — в порядке, установленном органом местного самоуправления.
При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.
При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией ( ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией ( ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. Конечно, при этом ликвидационная комиссия ( ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
В п. 1 ст. 50 Закона приводится достаточно подробный перечень документов, которые подлежат обязательному хранению. Этот перечень не является исчерпывающим: общество с ограниченной ответственностью обязано хранить и иные документы. Конечно, понятие иные документы включает в себя:
— документы, предусмотренные федеральными законами ( например, Федеральным законом от 22 мая 2003 г. О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и ( или) расчетов с использованием платежных карт ;
— документы, предусмотренные другими правовыми актами ( например, Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и ( или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Конечно, постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359);
— документы, предусмотренные уставом и внутренними документами корпорации ( положениями о филиалах, о ревизионной комиссии, о выпуске облигаций, о персонале, о правлении и др.);
— документы, предусмотренные решениями органов управления общества.
Особое внимание должно быть уделено хранению бухгалтерских документов общества с ограниченной ответственностью. В соответствии со ст. 17 Закона о бухгалтерском учете, регулирующей хранение документов бухгалтерского учета, все организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных ( с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации ( т.е. руководитель исполнительного органа либо лицо, ответственное за ведение дел организации).
Хранение документов бухгалтерского учета и отчетности призвано обеспечивать граждан, государственные органы и заинтересованные организации ретроспективной документальной информацией. Кроме того, хранение указанных документов осуществляется в целях достоверного и полного отражения деятельности общества, ее сопоставления с деятельностью других хозяйствующих субъектов, оценки, а также для обеспечения государственного регулирования и контроля в финансово-экономической сфере.
При выборе способов хранения бухгалтерских документов целесообразно исходить из того, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации ( автоматизации).
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов ( например, наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться в непереплетенном виде, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
Выдача первичных учетных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться по распоряжению главного бухгалтера.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе такой комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.
Законом о бухгалтерском учете ( п. 3 ст. 10) предусмотрены особые требования к хранению регистров бухгалтерского учета. Конечно, при хранении учетных регистров должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
Сроки хранения документов бухгалтерского учета должны быть установлены в правилах документооборота, утверждаемых в соответствующей организации при принятии учетной политики.
Документооборот ( правила создания лучения документов от других организаций, принятие документов к учету, их обработка, хранение и передача в архивы) может регулироваться соответствующим локальным актом. Конечно, при подготовке указанного акта можно руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который был одобрен Центральной экспертно-проверочной комиссией ( ЦЭПК) Росархива 3 июля 2000 г. Конечно, перечень содержит типовые документы, образующиеся при документировании общих для всех организаций функций управления, с указанием сроков хранения документов. Он является основным нормативным пособием при определении сроков хранения и отборе документов на государственное, муниципальное хранение или уничтожение.
Особенности хранения бухгалтерских и иных документов кредитных и страховых организаций определяются также специальными законами и другими нормативными правовыми актами.
Общество хранит документы, предусмотренные п. 1 ст. 50, по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества. В любом случае при определении места хранения документов должны быть соблюдены два условия: известность всем участникам общества этого места, а также его доступность для ознакомления с документацией и получения справок, копий документов, иной информации.
В статье не регламентирован отдельно порядок хранения всего массива документов либо его части. Конечно, поэтому изложенные в ней правила должны применяться в обоих случаях.
Новые п. Конечно, п. 3 и 4 ст. 50 Закона регулируют предоставление обществом информации путем обеспечения его участникам доступа к документам, указанным в этих пунктах, предоставления копий таких документов.
Общество обязано обеспечивать участникам общества доступ к имеющимся у него судебным актам по спору, связанному с созданием общества, управлением им или участием в нем, в том числе определениям о возбуждении арбитражным судом производства по делу и принятии искового заявления или заявления, об изменении основания или предмета ранее заявленного иска.
Общество по требованию участника общества обязано обеспечить ему доступ к документам, предусмотренным п. Конечно, п. 1 и 3 ст. 50 Закона. В течение трех дней со дня предъявления соответствующего требования участником общества указанные документы должны быть предоставлены обществом для ознакомления в помещении исполнительного органа общества. Общество по требованию участника общества обязано предоставить ему копии указанных документов. Конечно, плата, взимаемая обществом за предоставление таких копий, не может превышать затраты на их изготовление, т.е. такая плата не должна включать в себя прибыль общества.
Перечень судебных актов, установленный в п. 3 ст. 50 Закона, не является исчерпывающим. Конечно, поэтому участник общества в порядке, установленном п. 4, вправе ознакомиться с любыми судебными актами по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем.
Автор: М.Ю.Тихомиров
. Наш
|
О Портале Правовая Поддержка Договорной Работы
Портал Правовая Поддержка Договорной Работы посвящен описанию юридических услуг малому и среднему бизнесу, юридического консалтинга и сопровождения проектов. Адвокат, юрист, договорная работа. Сайт pppdr.ru содержит полную актуальную информацию о современном положении дел в сфере договорной работы. Портал поддерживается опытными специалистами, адвокатами, юристами в области Договорного Права, имеющие опыт работы в крупных консалтинговых и юридических организациях.
На сайте pppdr.ru предоставляется бесплатная краткая консультация в виде ответов на вопросы в формате: задать вопрос юристу онлайн, задать вопрос адвокату онлайн, юрист онлайн бесплатно, адвокат онлайн бесплатно. Нашими специалистами обеспечиваются рекомендации по выбору оптимального плана решения стоящих перед клиентом задач, производятся все необходимые консультации.
Юристы Портала Правовая Поддержка Договорной Работы pppdr.ru оказывают юридические услуги специализируясь на ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ . Вы всегда получите наилучшие ответы на следующие и многие другие вопросы: виды договоров, договор, как оформить договор, как составить договор, форма договора, возмездный договор, договор безвозмездный, договор присоединения, заключение договора, изменение договора, порядок заключения договора, порядок расторжения договора, предварительный договор, публичный договор, расторжение договора, существенные условия договора, толкование договора, форма договора, акцепт, банковская гарантия, договор аренды, договор аренды нежилого помещения, договор аренды помещения, договор безвозмездного пользования, договор займа, адвокат, юрист, договорная работа, договор комиссии, договор купли-продажи, договор купли-продажи автомобиля, договор купли-продажи земельного участка, договор купли-продажи квартиры, договор купли-продажи недвижимости, договор купли-продажи транспортного средства, договор купли-продажи юридического лица, договор на оказание услуг, договор подряда, договор поручения, договор поставки, досрочное расторжение договора, задаток, залог, неустойка, образец безвозмездного договора, образец возмездного договора, одностороннее расторжение договора, оферта, перемена лиц в обязательстве, поручительство, публичная оферта, расторжение договора по соглашению сторон, свобода договора, сервитут, соглашение о расторжении договора, соглашение об изменении договора, способы обеспечения исполнения обязательств, уведомление о расторжении договора, хозяйственный договор, адвокат, юрист, договорная работа.
Юристы и Адвокаты портала предоставляют любые адвокатские и юридические услуги в области корпоративного права и договорной работы. Адвокаты Портала Правовая Поддержка Договорной Работы pppdr.ru проконсультируют и совершат все законные действия, связанные с необходимостью обеспечения, восстановления нарушенных прав, а также их судебной защиты. За длительное время практической деятельности нами накоплен значительный опыт по решению самых разнообразных правовых проблем в договорной работе.
|
|
|
